Ufficio virtuale per startup e non

Qualche giorno fa mi sono imbattuto in questo articolo, che sostanzialmente parla di come startup del calibro di Automattic, Spreaker o Tok.Tv hanno deciso di evitare i costi di una struttura, sfruttando invece i vantaggi di un ufficio virtuale.

Ma che cos’è realmente un “ufficio virtuale”?

Un ufficio virtuale è un insieme di tecnologie che permettono ad un team di lavorare come se fossero nello stesso posto, pur essendo a km di distanza.

Mentre un tempo la giornata lavorativa aveva più o meno sempre lo stesso flusso (alzarsi presto, andare in ufficio, lavorare 8 ore e tornare a casa), oggi il mondo del lavoro è in continuo cambiamento.
Dal co-working al telelavoro, sono varie le forme che si possono utilizzare.

Come si crea realmente un ufficio virtuale?

Dato per scontato che si abbia già un team con il quale si sta costruendo un prodotto o offrendo un servizio, dobbiamo valutare quello che sono le varie necessità del lavoro.
Provo a riassumere quelli che sono i principali ambiti di intervento.

La comunicazione

La prima cosa a cui si pensa quando si inizia a ragionare ad un ufficio virtuale è sicuramente la comunicazione: “dovrò fare continue telefonate? Dovrò stare ore con le cuffie su Skype? Non avrò più tempo per fare il resto?”, queste sono solo alcune delle domande che vengono in mente, ma in realtà le cose sono ben diverse.
Ovviamente non essendo vicini, non avremo a disposizione i colleghi con cui scambiare informazioni veloci e nemmeno qualche battuta, è quindi tutta una questione di metodo: in linea di massima si prevede un momento di riunione (video conference) il lunedì mattina, nel quale si fa il punto della situazione sulle attività (terminate, in corso, da avviare), si discutono gli obiettivi aziendali e le novità.
Finita la riunione ognuno inizia la settimana con le attività previste e procede come per il “lavoro classico”.

Le comunicazioni ufficiali passano ovviamente dalla mail, che andrebbe controllata non più di 3 volte al giorno, meglio 2 (mattina presto e primo pomeriggio), mentre per le altre comunicazioni (“non ricordo quel prezzo/valore, dove trovo quel documento?“) ci sono sistemi di chat: il recente Slack permette di creare canali ad hoc, nei quali suddividere le varie conversazioni e delle quali tenere traccia.
Per le comunicazioni verso i colleghi itineranti, ci si può affidare a Whatsapp o a Telegram (che personalmente preferisco in quanto dispone anche delle versioni per PC, Mac e Linux).

Infine, ci sono le comunicazioni da parte dei clienti, che potrebbero aver bisogno di contattare l’azienda. Ovviamente non si può fornire il numero di cellulare di tutti i colleghi, per questo esistono sistemi come Voverc, che creano un centralino virtuale e che inoltrano le chiamate alle varie persone attraverso la classica scelta numerica del chiamante.

I documenti

Un altro tema che bisogna affrontare è quello dei documenti, non esistendo una sede fissa, non si ha nemmeno il server aziendale nel quale riporli. In questo caso ci viene in aiuto il tanto amato cloud dove poter salvare i documenti. Esistono anche in questo caso vari sistemi, come ad esempio Dropbox, Google Drive e OneDrive, che permettono di avere sui vari computer tutti i documenti sempre aggiornati.
Ad alcuni potrebbe non piacere il fatto di salvare i documenti della propria azienda sui server di Google o di Dropbox, ma nessun problema, esistono sistemi simili che permettono di usare il proprio server per salvare i dati (es. ownCloud) anche se questo implica che qualcuno abbia un computer sempre acceso e connesso alla rete: sicuri che sia la soluzione giusta?

Il sito internet

Per quanto riguarda il sito internet, non è molto diverso da quanto accade in un ufficio fisico, se vogliamo è già virtuale e così rimane. Basta cercare l’hosting migliore per le proprie esigenze (io ad esempio uso DreamHost VPS) e creare il proprio sito con WordPress o un CMS a scelta.

Il codice (per chi sviluppa software)

Chi si occupa di software, che sia web oppure no, ha la necessità di versionare il codice per tenere traccia delle modifiche e della risoluzione dei bug. Anche questo viene spesso fatto attraverso il server aziendale, ma in rete ci sono ottime alternative dal famosissimo GitHub a BitBucket.

L’amministrazione e la gestione dei clienti

Ovviamente anche chi si occupa di amministrazione può usufruire dei vantaggi del cloud, per esempio esistono sistemi come FattureInCloud che permettono la creazione e l’archivio delle fatture stesse.
Altro tema importante è la gestione dei clienti e a tal proposito c’è Sellf un’app collaborativa per la gestione delle trattative e dei contatti.

 

Soluzioni complete o quasi

Due dei più famosi colossi della tecnologia, Google e Microsoft, hanno pensato a soluzioni complete per il lavoro connesso. Mi riferisco in particolare ai rispettivi Google Apps for Work e Office 365.
Ho già parlato di OneDrive e Google Drive per salvare i documenti, ma i documenti si possono anche creare online con le due suite sopra citate.

 

Infine, aprendo un account per ognuno di questi tool, potrebbe essere necessario avere un software per il salvataggio degli accessi (utente, password…) da condividere tra tutti i colleghi e anche in questo caso la rete ci viene in aiuto con 1Password o Dashlane.

 

A questo punto non vi resta che lavorare godendovi il posto che avete scelto, che sia dalla spiaggia, dalla montagna o dal bar sotto casa.


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